5 formas de ahorrar dinero con reuniones en línea

En la economía de hoy en día, tanto las compañías pequeñas como las grandes corporaciones, se encuentran buscando y creando maneras de disminuir los costos de operación, incluso fundaciones o cualquier ONG, también se esfuerzan por adquirir nuevas y mejores prácticas que hagan a sus procesos y a sus empleados o participantes tan eficientes como sea posible y, lo que quizás algunos aún no saben , es que las reuniones on-line es una manera de hacerlo.

De acuerdo a un estudio presentado en la Conferencia Anual de Verizon, los ejecutivos que tienen una agenda muy apretada asisten a más de 60 reuniones al mes. Esta cantidad de reuniones seguramente tiene su razón de ser y no están de más, pero imagínense si son compañías que manejan multiplicidad de marcas, planes, sus clientes importantes en diferentes continentes, etc., es cuando se hacen más efectivas las reuniones on-line.

Según se observa en este estudio, y siguiendo las recomendaciones de los expertos en Telco para implementar herramientas y metodologías para las reuniones on-line se debe:

1. Adquirir una solución que integre múltiples canales de comunicación, preferiblemente que comprenda video, voz, chat on line y más. De esta manera, además de reducir costos teniendo todos los medios de comunicación bajo una sola plataforma, simplifica la relación con el proveedor de servicios. Por ejemplo, al momento de requerir soporte por cualquier problema, no tendrá que citar a varios contratistas para que la integración de todos los canales sea la óptima, sino que trabajará con un especialista en la plataforma, haciendo más fácil la relación.
2. Involucrar a tantas personas sea posible en un mismo ambiente virtual, claro está, siempre que tengan algo que ver con el tema. Así pueden tratarse los puntos de vista de una vez y hasta podrían tomarse decisiones de inmediato ya que todos están presentes remotamente. El brindarle la oportunidad a los empleados de conectarse mientras estén en casa, de viaje o atendiendo una sucursal, les da la posibilidad de manejar mejor su tiempo, lo que lo llevará a ser más productivos y por ende, la compañía lo verá reflejado en su rentabilidad.
3. La experiencia ha demostrado que a medida que se implementan métodos y herramientas de reuniones on line, los viajes disminuyen. En el estudio presentado en la Conferencia Anual de Verizon se evidenció que el traslado anual de 5 personas constantemente de una región a otra (en las que se requiere boleto aéreo, alojamiento y viáticos, supera 7 veces el costo de un sistema integrado videoconferencia y 4 veces el costo de un sistema integrado de telecomunicaciones. Reduzca viajes, comparta pantallas, documentos, use la videoconferencia y transmita a través de la red.
4. Las reuniones on line facilitan a los empleados la comunicación con sus compañeros, superiores y líderes de área a la vez que reducen gastos en traslados. Según números que manejan en Global Workplace Analytics, una empresa mediana en un país industrializado puede ahorrar hasta 11.000$ anualmente por cada empleado que trabaje medio tiempo de forma presencial y medio tiempo a distancia, eso se explica con el uso de espacios compartidos o de colaboración, mejor manejo del tiempo, mayor proactividad, mayor productividad, etc.
5. Conectarse como local con llamadas globales. Verificar si la plataforma de comunicaciones permite manejar números de teléfono como locales aún cuando las personas a contactar estén en otros países. Es una tendencia empresarial actualmente.

Finalmente, para obtener los beneficios del ahorro de costos con reuniones on-line, se recomienda que la plataforma de telecomunicaciones que se elija cumpla básicamente con las siguientes características:

• La plataforma debe permitir conectarse con clientes aunque no usen la misma herramienta.
• Tener ancho de banda suficiente para permitir que se conecten múltiples usuarios (dependiendo del caso pueden ser cientos) en una misma reunión.
• La herramienta debe integrarse fácilmente con otros programas y aplicaciones para que los participantes puedan observar todo lo que sucede en la reunión.
• Que sea segura, con protocolos de autenticación y hasta de encriptación de conversaciones y archivos compartidos.
• Debe permitir la conexión con cualquier dispositivo desde cualquier parte del mundo.
• Debe tener la habilidad de asignar prestaciones de acuerdo a las necesidades de cada empleado.

Redactado con información del Blog de Office